Terceirização (BPO)

BPO: o que é, como funciona e quais são as vantagens

O BPO é uma tendência que vem se concretizando e se tornando um ganho estratégico diante de um mercado cada vez mais competitivo.

Com o Business Process Outsourcing, a empresa pode voltar seus olhos para o foco do negócio, enquanto deixa as atividades secundárias nas mãos de especialistas.

No entanto, muitos gestores ainda lutam para entender o conceito — ou sequer o conhecem, muitas vezes confundindo com consultoria ou assessoria.

E para muitas empresas BPO, falta entender como se destacar no mercado.

Para esses negócios, o desafio é entender: como se desenvolver e demonstrar ao cliente que a sua empresa se diferencia das demais do mercado?

A resposta, acredite, não é difícil:

Além de apresentar uma gestão de serviços estratégica, uma boa aposta é buscar por soluções que agreguem valor ao negócio do cliente.

Nesse momento, contar com uma equipe qualificada, com agilidade no atendimento, e investir em tecnologia de ponta, é uma ótima forma de responder à competitividade do cenário.

Assim, você permite que o seu cliente se dedique à atividade principal do negócio, enquanto sua empresa BPO foca esforços na manutenção e otimização de outros setores essenciais ao negócio — embora secundários.

Neste conteúdo, você vai aprender como é possível aumentar a produtividade da sua empresa, mesmo com um quadro enxuto de funcionários.

A premissa envolve desenvolver as capacidades de trabalho dos colaboradores, delegando atividades repetitivas e burocráticas a softwares que automatizam as tarefas mais mecânicas.

No entanto, antes de mergulhar em soluções, é importante passar pelo conceito e entender as características do BPO.

É uma visão essencial, que vai lhe mostrar como o mercado de hoje encara o Business Process Outsourcing e o que espera de uma empresa BPO.

Quais setores podem ser contemplados com BPO?

Quem trabalha em uma BPO empresa atua nas dores de grande parte dos negócios.

Por isso, nada melhor do que você testar soluções dentro da própria empresa a fim de tornar o trabalho mais ágil.

Dentro do negócio, alguns setores podem (e devem!) seguir workflows.

Administrativo/RH

Experimente diminuir a papelada utilizada nessa área, tornando os dados mais claros e acessíveis em um ambiente digital.

É fundamental desenvolver padrões para nomear arquivos e estabelecer o nível de acesso aos documentos dentro da empresa, além da organização conforme a data e o tipo de arquivo.

Do ponto de vista do capital humano, existem três frentes nas empresas de BPO que devem possuir procedimentos próprios: recrutamento e seleção, mapeamento de carreira, e medicina e segurança do trabalho.

Contábil

Na área contábil, a gestão de contratos envolve atenção às normas fiscais e tributárias, aditivos e reajustes ao longo dos processos.

Nas tarefas de pagadoria que abarcam folha de pagamento, ponto eletrônico e administração de benefícios, o ideal é integrar esses processos.

Quem atua gerenciando escrituração, balanço patrimonial e resultado gerencial deve contar com um consultor focado nas mudanças de legislação.

Isso sem falar das notas de entrada e saída, movimento bancário e compliance fiscal.

Comercial

Algumas empresas contam com processos produtivos muito complexos e qualificados.

Assim, acabam focando muito na parte operacional, enquanto o time comercial fica incompleto e dificulta o avanço dos negócios.

Por isso, é possível oferecer o serviço de BPO comercial, estruturando toda uma equipe dedicada para explorar o mercado em busca de oportunidades e fechar negócios.

Mas lembre-se:

Para realizar uma boa venda em suas empresas de BPO, é preciso que a tabela de precificação esteja associada à busca por novas oportunidades e à gestão de orçamento de serviços.

Transporte

Cenário semelhante é visto em muitas empresas em que o foco é mais no âmbito produtivo, onde atividades secundárias se perdem diante das demandas.

Uma delas é o transporte.

Assim, abre-se uma brecha para que uma empresa BPO ajude o cliente a organizar sua logística, desenhando a malha de transporte, bem como a definição de indicadores e todo monitoramento da operação.

Compliance

Entrar em acordo com as exigências fiscais e de segurança das informações pode ser um problema.

Para empresas estruturadas, é necessário conciliar a criação de um setor e de políticas de compliance realmente eficazes e em pouco tempo. Para as menores, o desafio está em ter os recursos para isso.

Com o BPO em compliance, a empresa delega etapas importantes para profissionais especializados, que vão estabelecer regras e monitorar seu cumprimento interno.

É uma forma de se colocar à frente das armadilhas das legislações, como o LGPD, garantindo que a operação corra conforme a lei exige.

Além disso, contribui para que a empresa não tropece em auditorias internas e externas.

Jurídico 

Garantir a segurança da conformidade legal é outro dos problemas identificados pelas organizações.

Muitas vezes, são questões específicas — e nem todas as empresas podem montar um time jurídico interno.

Assim, o BPO Jurídico pode ajudar os clientes em todas as frentes, desde facilitar o acesso à legislação, ajudar no controle de prazos e prestar toda assistência em processos judiciais.

T.I 

Gerenciar toda infraestrutura de TI e garantir máxima eficiência dos servidores é uma tarefa complexa, que exige alto conhecimento técnico.

Para uma empresa, hoje em dia, vale muito a pena buscar por uma empresa BPO que assuma a gestão do setor de TI, garantindo estabilidade e segurança da infraestrutura de servidores, prestando manutenção e todo suporte necessário.