Secretária Remota

Trabalha remotamente com tarefas online e pode trabalhar de qualquer lugar do mundo. Podendo ainda trabalhar com diversos clientes ao mesmo tempo em várias atividades administrativas

O que é uma Secretária Remota?

Como definir uma secretária virtual? Confiabilidade é o nome do jogo quando você é uma secretária. Seja você a secretária de um chefe específico ou de uma equipe inteira. Você é indispensável para eles porque ajuda a aliviar sua carga de trabalho, fornece suporte administrativo e os ajuda a organizar sua agenda.

Uma secretária remota pode apoiar um gerente individual ou um grupo de gerentes, com um objetivo semelhante – ajudá-los a serem mais eficientes, mas o relacionamento será menos pessoal, menos de uma função de “front office” e as tarefas serão mais administrativas. Uma secretária costuma ser um suporte de “back office”.

SIMPLIFICA SUA VIDA

Uma secretária remota não tem vínculos empregatícios, ela se dedica a ajudar as empresas a ter sucesso, fornecendo o mesmo serviço exigido de uma equipe de suporte no local – exceto que, ela trabalha em um escritório remoto e usa seu próprio equipamento e software. 

Algumas das tarefas pelas quais ela pode ser responsável são as seguintes:

  •  Gerenciar agendas e marcar compromissos;
  • Atender o telefone e responder a perguntas;
  • Manter o calendário pessoal, empresarial e social;
  • Coordenar reuniões de negócios e conferências.

Suporte a empresas

Proprietários de pequenas empresas, empresários, profissionais seniores como médicos, advogados, contadores oficiais, auditores, advogados, CEOs, gerentes seniores, arquitetos e qualquer pessoa com muito a fazer se beneficiarão deste profissional de serviço.

Quem pode contar com a Secretária Remota

Uma secretária remota cuidará de outras coisas, enquanto você faz as que mais precisam de sua experiência.

Médicos – Tempo é dinheiro. Enquanto você se concentra em sua carreira, sua secretária remota organizará sua agenda e o lembrará de seus compromissos em diferentes hospitais / clínicas para consulta. Você terá então mais tempo para se dedicar à sua profissão e evitar uma agenda complicada. Economize tempo, contrate uma secretária remota.

Advogado – Só tem que entregar hoje. Um advogado, que deseja expandir seus serviços de escritório de advocacia, gasta seu valioso tempo para obter um depoimento ou uma citação digitada. Economize tempo entregando esse trabalho estenográfico à sua secretária remota.

Auditores – precisam de mais tempo para ficar com os clientes. Um auditor, que administra uma configuração decente com clientes adquiridos, tem que gastar uma boa quantidade de tempo com os problemas de rotina dos clientes e se comunicar com várias organizações governamentais para possíveis soluções. Por que ele deveria gastar seu valioso tempo fazendo recados, lembrando seus clientes sobre o pagamento das taxas ou até mesmo reservando sua própria viagem? Uma secretária remota pode ser de grande ajuda.

Proprietário / Empreendedor – Torne o seu tempo mais eficaz e eficiente. Como proprietário de uma empresa ou empresário solo, você provavelmente usa várias funções para manter o sucesso de seu negócio. Imagine que se suas chamadas estão sendo atendidas por sua secretária remota prontamente, seus clientes terão uma boa noção de sua empresa. Ela também pode organizar sua agenda e organizar reuniões para você. O tempo economizado é, na verdade, o tempo adicionado ao seu dia. Seria uma grande vantagem quando a maioria das tarefas braçais pudesse ser delegada para que você pudesse gastar mais tempo em questões estratégicas, nas quais só você pode trabalhar.

Ela também pode organizar uma teleconferência e divulgar as atas da teleconferência, para garantir que todos os tópicos discutidos sejam documentados e que o empregador não precise gastar seu valioso tempo em tarefas menos importantes.

Executivos – delegue suas tarefas servis para se tornar produtivo. Todos os dias, você encontra vários clientes, se reúne com funcionários e conversa com investidores. Uma secretária remota atua como assistente de escritório. Eles podem assumir o controle da programação e dos projetos regulares de seus chefes. Um CEO que está organizando uma conferência de negócios pode pedir a seu assistente pessoal para reservar o local necessário ou procurar fornecedores em potencial para o evento. Às vezes, seu trabalho se estende a tarefas não profissionais, como organizar jantares e fazer reservas em restaurantes.

Qualificações de uma Secretária Remota

Embora não haja requisitos educacionais rígidos e rápidos para se tornar uma secretária remota, muitos clientes procuram secretárias que tenham alguma educação de nível superior ou treinamento especializado. 

Algumas empresas online oferecem cursos e certificação para habilidades de Secretária Remota.

Uma secretária virtual deve ter experiência em tecnologia, ter uma ampla gama de habilidades de computador e um alto nível de proficiência com softwares e programas de negócios comumente usados. 

Benefícios de uma secretária remota

Para o cliente, uma das vantagens da contratação de uma Secretária Remota é a flexibilidade de contratação apenas dos serviços de que necessita. 

Dependendo dos termos do contrato, algumas secretárias virtuais fazem pacotes de atendimento que podem ser flexibilizado no contrato. Em contraste, os funcionários em um ambiente de escritório tradicional geralmente devem ser pagos por um número fixo de horas por dia.

Para proprietários de pequenas empresas, a contratação de uma Secretária Remota pode ajudá-los a liberar horas valiosas para se concentrar no crescimento do negócio e na geração de receita. Pode ser mais fácil e mais econômico terceirizar tarefas entediantes e demoradas para alguém como uma secretária virtual.

Como Contratar uma Secretária Virtual

Existem diversas formas de contratar uma secretária virtual. Independente da sua escolha, não esqueça que um contrato protege ambos os lados e garante segurança de informação.

Contratar uma empresa

De todas as opções a contratação de uma empresa garante maior segurança e tranquilidade, pois no geral oferece um conhecimento maior no serviço de  secretaria remota.

Contratar um autônomo

Da mesmo forma que ao contratar uma empresa, a contratação de um profissional autônomo ou freelance requer atenção a assinatura de contrato.

Considerações Finais

Antes de contratar uma secretária remota, o cliente deve garantir uma relação de trabalho mais tranquila, criando instruções detalhadas sobre as tarefas que precisam ser executadas. 

Um manual escrito reduz o risco de mal-entendidos que podem ocorrer em um relacionamento de trabalho remoto.

A assinatura de um contrato também deverá ser incluido na contratação dos serviços, mesmo que estes sejam por apenas um pequeno período, um contrato de prestação de serviços não pode deixar de incluir um termo de confidencialidade.

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